市场行政助理
Marketing Administrative Assistant
市场行政助理为市场团队、教育业务单元和联盟团队提供行政和运营支持。主要职责是协助协调和执行网络研讨会，以及管理促销内容、图形资源和其他营销活动。此外，支持部门的行政流程，包括活动记录、文档管理、采购订单和报销资金证据的准备，确保符合既定流程和时间要求
- 协调教育业务单元和联盟团队在 Webex 上创建和安排网络研讨会，包括日期、时间、描述和活动设置。
- 向组织者和小组成员发送每场网络研讨会所需的信息和访问数据。
- 协调并支持网络研讨会前的测试会议，检查访问权限及音频、摄像头和其他必要工具的正常运行。
- 在网络研讨会开始和进行期间，为组织者和小组成员提供操作支持。
- 获取并发送每场网络研讨会后的注册和参与报告。
- 管理并把网络研讨会的录像分发给相关人员或部门。
- 协助协调和管理教育和联盟所需的图形素材、视频和其他促销内容。
- 协助识别和协调教育和联盟两个业务单元所需的图形资源和其他营销行动。
- 与团队合作完成供应商中心的注册流程，提供所需信息并跟进审批。
- 记录市场活动并在 NetSuite 中上传相应的支持文档。
- 处理采购订单申请并跟进审批和发放流程。
- 收集、整理并提交给索赔团队用于资金报销请求的证据和文档，包括报告、照片、发票和其他支持文件。
- 保持市场活动、审批、采购订单和索赔相关文档的有序和更新状态，确保其完整且随时可用。
- 跟进各项活动和申请
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El Marketing Administrative Assistant brinda soporte administrativo y operativo al equipo de Marketing, a la unidad de negocio de Education y al equipo de Alliances. Su principal responsabilidad es brindar soporte en la coordinación y ejecución de webinars, así como en la gestión de contenidos promocionales, recursos gráficos y otras iniciativas de marketing. Adicionalmente, apoya los procesos administrativos del área, incluyendo el registro de actividades, gestión de documentación, órdenes de compra y preparación de evidencias para reembolsos de fondos, asegurando el cumplimiento de los procesos y tiempos establecidos
- Coordinar la creación y programación de webinars en Webex para la unidad de negocios de Education y el equipo de Alliances, incluyendo fecha, horario, descripción y configuración del evento.
- Enviar a organizadores y panelistas la información y los datos de acceso necesarios para cada webinar.
- Coordinar y brindar soporte en las sesiones de prueba previas a los webinars, verificando accesos y el correcto funcionamiento de audio, cámara y demás herramientas necesarias.
- Brindar soporte operativo al organizador y a los panelistas durante el inicio y desarrollo de los webinars.
- Obtener y enviar los reportes de registros y participación generados después de cada webinar.
- Gestionar y distribuir las grabaciones de los webinars a las personas o áreas correspondientes.
- Apoyar en la coordinación y gestión de piezas gráficas, videos y otros contenidos promocionales requeridos por Education y Alliances.
- Brindar apoyo en la identificación y coordinación de recursos gráficos y otras acciones de marketing para ambas unidades.
- Colaborar con el equipo en el proceso de registro en Vendor Center, proporcionando la información requerida y dando seguimiento a las aprobaciones.
- Registrar las actividades de marketing y cargar la documentación de respaldo correspondiente en NetSuite.
- Gestionar solicitudes de órdenes de compra y dar seguimiento al proceso de aprobación y emisión.
- Recopilar, organizar y entregar al equipo de Claims las evidencias y documentación necesarias para las solicitudes de reembolso de fondos, incluyendo reportes, fotografías, facturas y otros documentos de respaldo.
- Mantener organizada y actualizada la documentación relacionada con actividades de marketing, aprobaciones, órdenes de compra y claims, asegurando que esté completa y disponible cuando sea requerida.
- Dar seguimiento a las actividades y solicitudes asignadas, coordinando con las diferentes áreas involucradas para asegurar el cumplimiento de fechas y entregables.
- Brindar soporte en otras actividades administrativas y operativas del área de Marketing según sea requerido.
Nota: La posición podrá realizar otros proyectos o tareas relacionadas con las necesidades del área, según sean asignados.
REQUISITOS:
Educación
- Estudios Educación secundaria completa requerida; estudios técnicos o universitarios deseables en Marketing o Business Administration
- Experiencia 0–2 años de experiencia administrativa o de apoyo en marketing.
- Informática Microsoft Office – Nivel Intermedio (Excluyente)
- Idiomas Inglés – Básico (Preferentemente) .
Otros Conocimientos
Excelentes habilidades de organización y atención al detalle. Capacidad para gestionar múltiples prioridades y cumplir plazos. Buenas habilidades de comunicación verbal y escrita en español.
Declaración de Igualdad de Oportunidad de Empleo
Estamos comprometidos con la igualdad de oportunidades de empleo independientemente de la raza, el color, la información genética, el credo, la religión, el sexo, la orientación sexual, la identidad de género, el estado de extranjero legal, el origen nacional, la edad, el estado civil o el estado de veterano protegido. Apoyamos un lugar de trabajo inclusivo en el que los asociados se destaquen en función del mérito personal, la calificación, la experiencia, la capacidad y el desempeño laboral.
Datos Personales
El candidato postulante autoriza de manera libre y debidamente informada a Adistec Colombia postulándose a la vacante, para que efectúe el tratamiento que considere necesario para desarrollar su objeto social a los datos personales por él suministrados, entendiendo por tratamiento, según lo estipulado en el artículo 3º, literal g, de la Ley 1581 de 2012, cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
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