审计预订协调员

Audit Booking Coordinator to kluczowe stanowisko w Eurofins, odpowiedzialne za zarządzanie procesem planowania i rezerwacji audytów w ramach działalności audytowej Eurofins. Osoba na tym stanowisku odpowiada za zapewnienie terminowej obsługi zapytań audytowych oraz sprawnego i płynnego przebiegu procesu rezerwacji audytów.
Preferowane jest doświadczenie na poziomie 2–3 lata w branży audytowej, testowej lub inspekcyjnej. Kandydat powinien mieć doświadczenie w komunikacji zewnętrznej z innymi firmami oraz w zarządzaniu procesami. Wymagana jest biegła znajomość języka angielskiego oraz następujące cechy:

• odpowiedzialność,

• dobra organizacja własnej pracy,

• dbałość o szczegóły,

• skrupulatność i dokładność,

• dyscyplina,

• dobra znajomość standardowego pakietu MS Office oraz gotowość do nauki i korzystania z innych narzędzi.

Osoba na tym stanowisku odpowiada za satysfakcję przypisanych klientów w zakresie wszystkich działań związanych z rezerwacją audytów, w tym za terminowość, przestrzeganie procesu, jasną komunikację, eskalowanie problemów oraz bieżący follow-up.
Audit Booking Coordinator pełni funkcję:

• kluczowego punktu kontaktu w zakresie rezerwacji audytów,

• istotnego ogniwa pomiędzy klientem a sprawnym przebiegiem procesu audytowego,

• osoby odpowiedzialnej za prawidłowy i płynny przebieg procesu rezerwacji audytów.

Do głównych obowiązków Audit Booking Coordinator należy:

• przyjmowanie zapytań dotyczących audytów,

• kompleksowe zarządzanie procesem rezerwacji audytów, w tym:
• inicjowanie komunikacji mailowej dotyczącej rezerwacji,

• pozyskiwanie wymaganej dokumentacji, m.in. profili fabryk, informacji dotyczących płatnika, kopii licencji biznesowej itp.,

• weryfikowanie niezbędnych informacji, takich jak nazwa i adres fabryki, liczba pracowników itp.,

• tworzenie audytów w EAOL – wewnętrznej platformie Eurofins,

• monitorowanie i pozyskiwanie przedpłat,

• potwierdzanie daty lub przedziału czasowego realizacji audytu,

• komunikacja z klientami w razie potrzeby,

• przestrzeganie ustalonych czasów realizacji procesu planowania (turn-around-time) oraz proaktywne monitorowanie terminowej realizacji zadań,

• stosowanie się do procedur rezerwacji obowiązujących w Eurofins oraz instrukcji specyficznych dla poszczególnych klientów,

• cotygodniowy przegląd statusu rezerwacji wspólnie z Audit Operation Managerem podczas spotkania operacyjnego,

• przygotowywanie i aktualizowanie szczegółowego, cotygodniowego statusu rezerwacji dla poszczególnych klientów,

• przygotowywanie ofert dla specyficznych przypadków,

• przydzielanie audytorów do audytów,

• przesyłanie audytorom kompletnych pakietów audytowych (audit packs) w wymaganych terminach,

• udział w spotkaniach z lokalnymi klientami, jeśli jest to wymagane,

• promowanie oraz rozwijanie istniejących usług audytowych i innych powiązanych usług,

• utrzymywanie dobrych relacji z kluczowymi klientami,

• wsparcie Managerów i Supervisorów w codziennych zadaniach,

• wykonywanie innych zadań powierzonych przez przełożonych.

Czego oczekujemy:

• Język angielski na poziomie umożliwiającym swobodną pracę (dodatkowy język będzie dużym atutem – mile widziane Niemiecki, Francuski i Hiszpański),

• znajomość programów MS Office,

• wysoka motywacja, profesjonalizm i entuzjazm,

• umiejętność pracy pod presją czasu,

• bardzo dobra dbałość o szczegóły,

• umiejętność pracy wielozadaniowej, ustalania priorytetów, organizowania i koordynowania własnej pracy,

• zdolność rozumienia potrzeb klientów oraz proponowania i komunikowania najbardziej odpowiednich rozwiązań,

• umiejętność wpływania na innych w celu osiągania wspólnych celów z korzyścią dla klientów,

• pewność siebie oraz silne umiejętności interpersonalne i komunikacyjne,

• doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej,

• umiejętność budowania dobrych relacji roboczych ze współpracownikami,

Korzyści z pracy w zespole Eurofins:

• Możliwości rozwoju zawodowego w różnych kierunkach – jesteśmy stosunkowo młodą firmą w Polsce,

• międzynarodowe środowisko pracy – codzienny kontakt z zespołami globalnymi,

• praca w 100% zdalna,

• elastyczna forma czasu pracy,

• prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie grupowe, karta Multisport.

Eurofins Scientific to międzynarodowa firma, która oferuje wszechstronną gamę badań analitycznych klientom różnych sektorów. Grupa Eurofins jest światowym liderem w badaniach żywności, środowiska, produktów farmaceutycznych, kosmetyków oraz testów agrochemicznych (CRO). Jest także jedną z wiodących na świecie firm na rynkach genomiki, farmakologii, medycyny sądowej, CDMO, zaawansowanych nauk o materiałach oraz badań klinicznych. Ponadto Eurofins silnie rozwija dział diagnostyki klinicznej.
W 2025 r. Eurofins osiągnęło przychód na poziomie 7.296 mld euro, zatrudniając około 65 000 pracowników w ponad 900 laboratoriach w 59 krajach.
Originally posted on Himalayas